Con el pasar del tiempo, desde que el software ha comenzado a “facilitar” muchos de nuestros procesos manuales al llevarlos a un modelo digital, siento que se han creado tareas sumamente repetitivas de digitación dentro de los mismos que se utilizan en el día a día.

Por ejemplo, la creación de una factura dentro de un sistema de contabilidad consiste siempre en digitar dentro de un software cuáles fueron las ventas, a qué usuarios se realizó la venta, etc. Luego de digitar es imperativo en muchos casos enviar este resultado por correo a cada uno de los clientes y en algunos países es obligatorio presentar dichas facturas en portales gubernamentales, que por lo general son lentos, restando el tiempo de sus empleados en tareas más importantes para el negocio.

Por esta razón, en la búsqueda de mejorar los procesos en muchas compañías se ha comenzado a utilizar una nueva fuerza de trabajo automatizada. Así como alguna vez en la Revolución Industrial se reemplazó la mano de obra por máquinas que ayudaban en los trabajos pesados para crear productos de manera más eficiente y eficaz.

De esta forma nace la automatización de procesos a través de RPA (Robotic Process Automation). Esta va desde la digitación hasta la lectura y validación de información que anteriormente podía ser realizada por un humano en un proceso lento y con errores, y pasa a ser realizada por un robot o proceso automático mucho más rápido y con un margen de error menor.

Los robots en el proceso de automatización


Los robots que se realizan para automatizar procesos reconocen las interfaces de usuarios ya sea por posición de los controles en la pantalla, a través de reconocimientos de identificadores dentro de la misma o a través de reconocimiento de imágenes, con lo cual consiguen introducir texto, enfocar o hacer clic dentro de la misma.

No solo a través de una interfaz se pueden automatizar procesos, sino también validar información que viene de manera digital. Por ejemplo, la lectura y validación de facturas que llegan a través del correo con un proceso de automatización disminuye la interacción usuario/correo. 

Para crear de manera eficaz un “robot” es indispensable que exista una documentación exhaustiva sobre el proceso que se quiere automatizar. Los diagramas de flujo son una buena opción para realizar estas documentaciones ya que logran explicar muy bien cómo el robot va a interactuar dentro del software.  

Al crearse el robot se pueden utilizar sofware que tienen como entrada los diagramas de flujos realizados en la etapa de documentación y que presenta al usuario una forma de interactuar con el robot de una manera más limpia y sin necesidad de conocer sobre programación. Sin embargo, con el tiempo en algunas ocasiones se hace necesario un programador para realizar mejoras dentro del robot, utilizando tecnologías como javascript para automatizar páginas webs o visual basic script para automatizar tareas dentro de Windows.

Actualmente se está investigando sobre cómo podemos utilizar las nuevas tecnologías de inteligencia artificial, deep learning y big data para aprovechar los datos de entrada/salida e intentar enseñar al robot cómo actuar ante nuevos contextos que puedan aparecer dentro del proceso, de manera que este pueda capturar y poder tomar decisiones sobre los errores que puede mostrar el software. Sin embargo, estas investigaciones van un paso adelante del RPA, el cual hasta ahora se comienza a implementar dentro de las compañías para reducir el tiempo de respuesta y la calidad de la información de salida de dichos procesos.

En un próximo post estaré hablando sobre aquellos procesos que se pueden automatizar.


What is RPA and How Does It Influence the Current Job Market?

As time goes by, since the software has started to "facilitate" many of our manual processes by taking them to a digital model, I feel that also highly repetitive typing tasks have been created within them.
For example, the billing creation inside of an accountant system always consists of typing sales and customers data into a software. After typing it is imperative, in many cases, to send this result by mail to each of the clients and, in some countries, it is mandatory to present this billing on government portals, which are usually slow and waste the time of your employees for more important tasks for the business.
For this reason, trying to improve processes, many companies have begun to use a newly automated workforce. In fact, since the Industrial Revolution humanity has changed processes by substituting labor for machines that make the hard work more efficiently and effectively.
As a result, the process automation is born through RPA (Robotic Process Automation). Previously, a human used to type, read and validate information in a slow process with errors; now, those actions are performed by a robot or automatic process much faster and with a smaller margin of error.

Robots in the Automation Process

The robots that automate processes recognize the user interfaces either by the controls position on the screen, through recognition of identifiers or with image recognition; this last one allows them to enter text, focus or click.
Not only through an interface can you automate processes, but also validate information that comes digitally. For example, the billing reading validation with an automation process reduces the user/mail interaction.
To effectively create a "robot" it is necessary to have a complete documentation about the process to be automated. The flowcharts are a good option to carry out documentation because they can explain very well how the robot will interact with the software.
During the robot creation process, you can use the flowchart diagrams of the documentation in the software to present to the user a cleaner and faster way to interact without programming knowledge. However, in the future, a programmer may be needed to make some improvements to the robot using technologies such as JavaScript to automate web pages or VBScript to automate Windows tasks.
Currently, it is still under research how we can use the new artificial intelligence, deep learning and big data technologies to take advantage of input/output data and try to teach the robot how to perform in new contexts of the process, capturing and making decisions. However, these researches are one step ahead of the RPA, which until now is starting to be implemented in companies to reduce the response time and improve the information quality.
In a next post, I will be talking about those processes that can be automated.


Luis Moncaris
Python Web Developer