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Projects Publicado en: July 01, 2020

Facilitar el proceso de gestión y pago de horas extra: La misión de ZINA On-Call

by Erickson Lima
Quiero compartir con ustedes un importante desarrollo entregado para el área de RH de la compañía. En los últimos meses, ZINATeam, equipo de desarrollo de aplicaciones de gestión y automatización que lidero desde 2010, desarrolló para el Imran Syed del área de Human Resources de Nokia, el proyecto On-Call; una herramienta online diseñada para facilitar la gestión y pago de horas extras de los empleados.

On-Call proporciona una forma fácil y estandarizada de solicitar, aprobar y pagar horas extra, bajo los parámetros de las políticas definidas por cada país. El alcance de la aplicación abarca desde la gestión de las horas extra agendadas y completadas por los empleados, a través de la aprobación de los Line Managers, el cálculo de los montos a pagar por estas horas, y la carga de los reportes resultantes dentro de la herramienta SAP, usando Automatización Robotizada de Procesos (Robotic Process Automation - RPA).

Profundizando un poco, la herramienta dispone de un calendario en el cual los empleados pueden agendar sus horas extras (llamadas On-Call), estableciendo allí los días y horas para solicitar su aprobación; pueden también hacer un seguimiento en la herramienta de dichas solicitudes.

Del mismo modo, los Line Manager reciben una notificación dentro de la herramienta, en una bandeja de entrada, la cual sintetiza las solicitudes de horas extra, permitiéndoles filtrarlas sea por fecha o por empleado, y agruparlas también por estos parámetros. Esta vista permite a los Line Managers, aprobar o rechazar las solicitudes individualmente o en conjunto.

Los empleados y managers son notificados por correo electrónico acerca de la creación de las solicitudes, y sobre cada uno de los pasos de estas a través del flujo de aprobación. Los managers también pueden obtener reportes históricos, de manera que puedan tener visibilidad de todo el proceso de solicitud de horas extra de sus empleados.



On-Call también ayuda a gestionar efectivamente los pagos de horas extra

Tras las aprobaciones de las solicitudes, los usuarios de gestión de datos pueden exportar un reporte calculado, el cual está basado en las diversas reglas y políticas que pueden afectar a cada país y que determinan los montos a pagar por la disponibilidad de horas extra o las horas extra efectivas trabajadas. Estos montos son exportados a un archivo y enviados a través de RPA a la herramienta SAP, de manera que pueda programarse allí el pago de estas horas a los empleados.
La aplicación también permite importar usuarios masivamente (sean empleados o managers), su autenticación se hace a través del SSO de Nokia, y sincroniza los datos cargados con los sistemas de la compañía, para asegurar su integridad.
Un año atrás comenzamos este proyecto y fue entregado a los usuarios a comienzos de 2020. El compromiso y la cohesión del equipo fueron claves para el éxito de la etapa de desarrollo para entender los requerimientos de nuestros clientes y traducirlos en una sólida herramienta. Fue un fuerte desafío desde el comienzo y estamos contentos de ver todo el camino que nos llevó desde su concepción al lanzamiento y utilización.
Esta es una muestra de nuestro trabajo, de nuestra esencia. Somos uno, somos ZINATeam.