Actualmente, en el mundo de las finanzas, los robots se han convertido en un mito. Hay quienes aseguran que invertir en ello sale costoso ya que los errores podrían aumentar pues el robot carece de “sentido común” y no es capaz de identificar errores básicos como lo podría hacer un humano. Sin embargo, la realidad es que los robots ya están ahorrando a las empresas cantidades considerables de tiempo y dinero. En algunos casos, se ha encontrado que el RPA es 15 veces más eficiente que los seres humanos y ofrece una oportunidad de reducción de costos de un 15 % al 90 %.

 

RPA (Robot Process Automation) es un término común que se utiliza para hacer referencia a la automatización de procesos a través de robots de software. Se caracteriza por ser un proceso no invasivo que permite hacer más ágiles las cosas; es una gran alternativa para reducir cargas o eliminar procesos de gran volumen, procesos repetitivos en áreas como finanzas, contabilidad, recursos humanos, gestión de cadenas de suministros, servicio al cliente, etc. Se integra de manera fácil en los entornos de TI (Tecnologías de la información) de las empresas, y puede ser aplicado a cualquier proceso existente. El robot simula el proceso realizado por el usuario, hace movimientos de mouse, utiliza el teclado, busca en la pantalla e introduce datos. Es decir, el robot hace todas las funciones de un usuario humano, pero de una manera más rápida y sin errores.

 

Basado en esto, ZINA ofreció una solución de automatización para agilizar los procesos en el área financiera de Nokia, en especial para el cliente Oi en Brasil, el mayor operador de telefonía fija y el cuarto operador de telefonía móvil en Brasil. Anteriormente, si una persona necesitaba solicitar la aceptación de una factura por parte del área financiera, debía ir directamente a las instalaciones del cliente y usar sus computadores para realizar ese proceso, al menos una vez por semana cuando estaba programado para atender las solicitudes. Sumemos a esto el tiempo de espera que se debía tener mientras el cliente aceptaba la solicitud; por otro lado, estaba la capacitación que debía hacerse a cada encargado de gestionar el sistema de Oi Brasil para la aceptación de solicitudes, la cual generaba como resultado procedimientos humanos que consumían tiempo y dinero. A raíz de esto, era evidente que la automatización (RPA) era la mejor solución que se podría ofrecer para optimizar este proceso.

 

 

 

El proyecto fue todo un reto; los diferentes obstáculos técnicos que se presentaron en el camino no impidieron hacer la entrega final en dos meses, ya que dentro de la filosofía de trabajo de ZINATeam las limitaciones no existen.

 

La aplicación SGTA trae consigo los siguientes beneficios:

 

  1. Evita el uso de las instalaciones y computadores del cliente Oi para solicitar la aceptación de la factura.
  2. Permite que el proceso se pueda hacer diariamente.
  3. Genera reducción de los errores causados por los humanos al momento de hacer la solicitud.
  4. Reduce el tiempo de aceptación de la factura por parte del cliente Oi, lo que permite, a su vez, reducir el tiempo de recepción financiera para Nokia.

 

Tras poco tiempo de la implementación de la aplicación se ha pasado de generar 1.879 trabajos por mes, haciendo el proceso manualmente, a 10.971 trabajos por mes con el proceso automatizado ideado por el equipo de ZINA, lo cual representa una mejora del 583,9 % en el proceso. No solo eso, anteriormente, a la semana un humano generaba 469 trabajos mientras el robot en este momento está generando 2.742 trabajos en el mismo lapso - calculo basado en 8 horas por día hábil de trabajo-, aumentando considerablemente la recepción de solicitudes e intensificando el proceso.

 

 

 

Un gran logro que superó todas las expectativas de nuestros clientes. Marcelo Carvalho, patrocinador del proyecto, menciona: “Conseguimos reducir significativamente el tiempo entre la fecha de entrega de los materiales y el registro de las evidencias de recepción en la herramienta de Oi. Esta mejora representa una ganancia financiera para Nokia, dado que, a menor plazo para registrar las evidencias, menor el plazo de la aceptación de las facturas y, en consecuencia, el pago se lleva a cabo dentro del tiempo esperado”. Esto ha significado la satisfacción total del trabajo logrado por el equipo de ZINA, conformado por el Gerente de Proyectos Miguel Magalhaes, la desarrolladora Mariana Britor Rodrigues, la arquitecta de Software Vanessa Chalub y el líder de Infraestructura Antoine Guillemot, quienes empezaron con el proyecto con el apoyo, definición de requerimientos y acompañamiento de Thiago Forte, Marcelo Ozello De Carvalho, Greice Farina Hirokado, Maise Santos para Oi Brasil y lo bautizaron SGTA.

 

 

Gracias a todo el equipo por el esfuerzo, la pasión y el compromiso para alcanzar esa verdadera transformación digital.